Kundenkartei und Kontaktpersonen bei Absicherungen
Im Rahmen von Anfragen zu Absicherungen sowie der Erstellung von Angeboten und Rechnungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei Firmen, Vereinen und sonstigen Auftraggebern.
Welche Daten werden verarbeitet?
Je nach Anfrage und Auftrag verarbeiten wir folgende Daten:
- Allgemeine Daten (Firmen-/Organisation-/Vereinsname, Rechnungsanschrift)
- Kontaktperson (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon- und/oder Mobilnummer)
- Veranstaltungsbezogene Angaben
- Angebots- und Rechnungsdaten
Warum werden diese Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu:
- Bearbeitung von Anfragen
- Kommunikation im Rahmen der Einsatzplanung
- Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen
- Interne Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Ist die Bereitstellung der Daten erforderlich?
Ja. Die Bereitstellung der für Anfrage, Angebot, Beauftragung, Durchführung und Abrechnung erforderlichen Daten ist notwendig. Ohne diese Daten können wir eine Anfrage nicht oder nicht vollständig bearbeiten und einen Auftrag gegebenenfalls nicht annehmen oder durchführen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir speichern die Daten unserer Kunden und Ansprechpartner grundsätzlich für die Dauer der laufenden Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, solange dies für die Kundenbetreuung, spätere Folgeanfragen, die Organisation von Absicherungen oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.
Eine Löschung aus dem System erfolgt auf Wunsch des Kunden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige berechtigten Gründe entgegenstehen.
Erfolgt über einen Zeitraum von 3 Jahren keine Beauftragung weiterer Absicherungen, oder sonstige relevante Kontakte, werden die Kundendaten aus dem digitalen System gelöscht, und die Angebots- und Rechnungsdaten in Papierform für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert.
Wer hat Zugriff?
Zugriff auf die Daten haben nur berechtigte Personen, soweit dies für Bearbeitung, Durchführung, Abrechnung, Verwaltung und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.
Weitergabe bestimmter Daten
Für die Durchführung von Absicherungen kann es erforderlich sein, den eingeteilten Einsatzkräften den Namen eines Ansprechpartners vor Ort sowie dessen telefonische Erreichbarkeit mitzuteilen.
Verantwortlich
DLRG Stadtgruppe Karlsruhe e. V. | Hermann-Schneider-Allee 53, 76189 Karlsruhe | info@karlsruhe.dlrg.de
Version 1.0 · Stand 25.09.2026